Unklarheit ist einer der größten Qualitätskiller. „Ich dachte, das macht XY“ ist ein häufiger Satz nach einem kostspieligen Fehler. Die ISO 9001 verlangt daher eine unmissverständliche Regelung, wer was darf und wer wofür verantwortlich ist.

Best Practices für die Rollendefinition:

• Organigramme: Eine visuelle Darstellung der Hierarchien und Berichtswege sorgt für sofortige Klarheit.
• Stellenbeschreibungen: Für jede relevante Position sollten die Aufgaben, die erforderlichen Kompetenzen und die Befugnisse (z.B. Freigabe-Limits) schriftlich fixiert sein.
• Verantwortlichkeitsmatrix (RACI): Für komplexe Prozesse (z.B. Produktneueinführung) zeigt eine RACI-Matrix genau auf, wer verantwortlich ist (Responsible), wer rechenschaftspflichtig ist (Accountable), wer konsultiert (Consulted) und wer nur informiert (Informed) wird.

Besonderes Augenmerk liegt auf der Sicherstellung der Konformität: Es muss Personen geben, die die Befugnis haben, Prozesse zu stoppen, wenn die Qualität gefährdet ist. Die Dokumentation dieser Rollen muss aktuell gehalten werden – insbesondere bei Personalwechseln oder Umstrukturierungen. Klare Befugnisse geben den Mitarbeitern Sicherheit und beschleunigen Entscheidungsprozesse, da langwierige Abstimmungsschleifen entfallen.