Ein Prozess ohne „Kopf“ verwaist schnell. Daher ist die Benennung von Prozessverantwortlichen (Process Owner) ein entscheidender Erfolgsfaktor. Der Prozessverantwortliche ist nicht unbedingt derjenige, der die Arbeit macht, aber er ist derjenige, der dafür sorgt, dass der Prozess dauerhaft funktioniert und verbessert wird.

Aufgaben des Prozessverantwortlichen:

• Performance-Monitoring: Er behält die Kennzahlen im Blick und schlägt bei Abweichungen Alarm.
• Schnittstellenmanagement: Er klärt Konflikte mit vor- oder nachgelagerten Prozessen.
• Dokumentationspflege: Er stellt sicher, dass die Arbeitsanweisungen aktuell und praxisnah sind.
• Ressourcen-Kaltakquise: Er meldet der Leitung, wenn Kapazitäten oder Werkzeuge fehlen.

Durch diese klare Zuordnung wird verhindert, dass Probleme „zwischen den Stühlen“ landen. Mitarbeiter wissen genau, an wen sie sich wenden können, wenn ein Prozess hakt. Dies fördert eine Kultur der Eigenverantwortung und beschleunigt Entscheidungswege massiv. Die Rollen sollten in einer Funktionsmatrix oder im Organigramm transparent gemacht werden.