Das externe Audit findet in zwei Stufen statt (Stufe 1 und Stufe 2). Ein unabhängiger Auditor einer akkreditierten Stelle (z.B. TÜV, Dekra) besucht Ihr Unternehmen und prüft die Konformität Ihres Systems.

Stufe-1-Audit (Dokumentenprüfung): Der Auditor prüft, ob Ihr QMS die formalen Anforderungen der Norm erfüllt. Er sichtet das Handbuch (oder das digitale Portal) und prüft, ob die zwingenden Dokumente (Politik, Ziele, Scope) vorhanden sind. Das Ziel ist die Feststellung der „Auditfähigkeit“. Wenn große Mängel gefunden werden, wird die Stufe 2 verschoben.

Stufe-2-Audit (Systemaudit): Dies ist das eigentliche Audit vor Ort. Der Auditor spricht mit Mitarbeitern auf allen Ebenen – von der Geschäftsführung bis zum Lagerarbeiter. Er lässt sich Prozesse zeigen, sichtet Aufzeichnungen (z.B. Prüfprotokolle, Schulungsnachweise) und prüft, ob das System wirksam gelebt wird. Am Ende steht ein Abschlussgespräch, in dem der Auditor seine Empfehlung zur Zertifikatserteilung ausspricht.

Erfolgskriterien: Bleiben Sie authentisch. Auditoren suchen nach Beweisen für Qualität, nicht nach Fehlern. Wenn Sie einen Fehler selbst erkannt und eine Maßnahme eingeleitet haben, ist das für den Auditor ein Zeichen für ein funktionierendes System, nicht für ein Versagen. Transparenz und eine proaktive Einstellung sind die besten Voraussetzungen für eine positive Bewertung.