Bewusstsein (Awareness) bedeutet, dass jeder im Team versteht, wie sein Handeln zum Erfolg des Systems beiträgt – und was passiert, wenn er Fehler macht. Kommunikation wiederum ist das Bindeglied, das alle Informationen dorthin fließen lässt, wo sie gebraucht werden.

Förderung des Qualitätsbewusstseins: Die Mitarbeiter müssen die Qualitätspolitik und die Ziele nicht auswendig lernen, aber sie müssen deren Kernbotschaften kennen. Sie müssen wissen, welche Auswirkungen Nichtkonformitäten (Fehler) in ihrem Bereich auf den Endkunden haben. In einem Krankenhaus bedeutet Bewusstsein beispielsweise, dass die Reinigungskraft versteht, dass ihre Arbeit direkt die Infektionsrate und damit das Leben der Patienten beeinflusst.

Strukturierte Kommunikation: Die Organisation muss festlegen, was sie kommuniziert, wann sie kommuniziert, mit wem sie kommuniziert und wer kommuniziert.

• Intern: Meetings, Intranet, Aushänge, Mitarbeitergespräche.
• Extern: Website, Verhandlungen mit Lieferanten, Information von Behörden.

Eine klare Kommunikationsstrategie verhindert das Entstehen von Gerüchten, sorgt für Transparenz bei Veränderungen und stellt sicher, dass kritische Informationen (z.B. ein Lieferstopp) sofort die richtigen Empfänger erreichen.