Informationen sind das Nervensystem des QMS. Ohne eine saubere Dokumentenlenkung herrscht bald Chaos: Mitarbeiter arbeiten mit veralteten Checklisten, Angebote werden auf falschen Vorlagen erstellt, und wichtige Aufzeichnungen verschwinden im Daten-Nirvana. Die ISO 9001 fordert hier Professionalität.

Elemente der Dokumentenlenkung:

• Erstellung und Aktualisierung: Dokumente müssen identifizierbar sein (Titel, Datum, Versionsnummer) und von befugten Personen geprüft und freigegeben werden.
• Verfügbarkeit: Die Informationen müssen genau dort und dann verfügbar sein, wo sie gebraucht werden. Ein digitaler Zugriff via Tablet am Montageplatz ist oft besser als ein dicker Ordner im Büro.
• Schutz: Informationen müssen vor unbefugten Zugriffen (Vertraulichkeit) und vor Verlust geschützt werden (Backups).
• Archivierung: Wie lange müssen Aufzeichnungen aufbewahrt werden? Hier spielen oft auch gesetzliche Fristen eine Rolle.

Moderner Dokumentenservice verzichtet weitestgehend auf Papier. Integrierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sorgen automatisch für die richtige Versionierung und Workflow-gesteuerte Freigaben. Das Ziel ist ein „schlankes“ System: So viel Dokumentation wie für die Prozesssicherheit nötig, aber so wenig wie möglich, um die Mitarbeiter nicht mit Bürokratie zu belasten.